Avernus logo

Persondatapolitik

Behandling af dine personoplysninger 

 

Hos Avernus ApS tager vi dine personoplysninger alvorligt. Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. 

I denne persondatapolitik kan du læse til hvilke formål, vi behandler personoplysninger, med hvilken hjemmel behandlingen sker, hvordan vi passer på dine oplysninger, samt hvilke rettigheder du har. 

 

 

Sådan behandler vi dine personoplysninger 

Som dataansvarlig 

Avernus ApS er dataansvarlig for behandlingen af de oplysninger, som vi har modtaget om dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. 

 

Vi indsamler og bruger personoplysninger i forskellige situationer til forskellige formål og med forskellige behandlingsgrundlag, afhængigt af hvilken relation du eller din virksomhed har med os, dine præferencer og eventuelle samtykker. Vi opbevarer personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for det lovlige formål, som personoplysningerne indsamles til, hvorefter de slettes eller anonymiseres. Dette informerer vi yderligere om i det følgende. 

 

Oplysningerne får vi hovedsageligt fra dig eller via offentligt tilgængelige oplysninger. Hvis vi deler oplysningerne med andre, har vi beskrevet det i forbindelse med den aktuelle behandling og har dit samtykke hertil. 

 

Som databehandler 

Avernus ApS behandler også personoplysninger på vegne af kunder. Dette er blandt andet tilfældet, når vi behandler personoplysninger om vores kunders kunder eller kunders ansatte i forbindelse med levering af vores ydelse. Her opererer Avernus ApS ikke som dataansvarlig, selv om personoplysningerne behandles af os. I sådanne tilfælde er kunden dataansvarlig, mens Avernus ApS er databehandler, som kun behandler oplysninger på vegne af kunden. Avernus ApS’s behandling af personoplysninger reguleres i sådanne tilfælde af hovedaftalen og databehandleraftalen med kunden. Hvis du har spørgsmål til dette, kan du se mere i hovedaftalen og databehandleraftalen for din ydelse, eller du kan kontakte os direkte. 

 

 

Behandlingsaktiviteter 

Vi har opdelt vores behandlingsaktiviteter i emner efter formålet med behandlingen.  

 

Hver behandlingsaktivitet vil indeholde formålene med vores behandling af personoplysninger, hvilke typer personoplysninger, retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger og vores slettepolitik for de specifikke personoplysninger. 

 

 

Når du kontakter os 

Vi behandler dine personoplysninger, når du kontakter os pr. telefon, brev, e-mail eller via kontaktformularen på www.avernus.dk 

 

Formål med indsamling af dine personoplysninger: 

Vi indsamler kun de oplysninger, vi behøver for at behandle din anmodning eller for at levere en serviceydelse. Vi vil normalt kun anmode om yderligere oplysninger, hvis vi skal bruge dem til at give dig det bedst mulige svar på din forespørgsel. Når du kontakter os, giver du samtykke til en behandling af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig. 

 

Typer personoplysninger:  

Når du henvender dig, registrerer Avernus ApS de oplysninger, som du selv afgiver. Det kan være, men er ikke begrænset til, navn, kontaktoplysninger, og dit CVR-nummer, som benyttes til at identificere dig, behandle din henvendelse og til at hvidvaskscreene dig som potentiel kunde. 

 

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af: 

Indsamling og anvendelse af almindelige personoplysninger om dig er nødvendig for, at vi kan opfylde din forespørgsel (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a, b og f), og for at overholde hvidvaskloven (§ 10 og § 14-21 om kundekendskabsprocedurer). 

De almindelige personoplysninger indsamles, anvendes og videregives ud fra en interesseafvejning i forhold til, at retskrav skal kunne fastlægges, gøres gældende og forsvares af Avernus ApS, hvis du klager over en afgørelse truffet af Avernus ApS, eller for at kunne besvare andre henvendelser fra dig (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f). 

 

Vi kan efter samtykke fra dig videregive dine personoplysninger til følgende modtagere: 

Andre relevante serviceudbydere i tilfælde af, at du har brug for en anden udbyder af lignende ydelse. 

 

Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer: 

Vi vil overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS. Det drejer sig om Microsoft, der er vores it-leverandør og udbyder af e-mailklient, og som er beliggende i USA. Vi kan oplyse, at Microsoft opfylder gældende beskyttelsesniveau for behandling af udenlandsk data ved regulering i henhold til standardkontraktbestemmelserne (Standard Contractual Clauses, SCC) fra 2021. 

 

Opbevaring af dine personoplysninger: 

Vi kan på nuværende tidspunkt ikke sige, hvor længe vi vil opbevare dine personoplysninger. Dog kan vi oplyse dig om, at vi vil lægge vægt på at få afklaret vores relation som blivende eller afsluttet, når vi skal fastlægge, hvor længe dine oplysninger vil blive opbevaret. 

 

[FOR MERE INFORMATION OM BRUG AF HJEMMESIDEN; LÆS VORES COOKIEPOLITIK HER] 

 

 

Når du ansøger om et job hos os 

Vi behandler dine personoplysninger, når du søger job hos os pr. telefon, brev, e-mail, og via kontaktformularen på www.avernus.dk og jobsøgningsplatforme. 

 

Formål med indsamling af dine personoplysninger: 

Vi indsamler kun de oplysninger, vi behøver for at behandle din anmodning eller for at vurdere mulige kandidater. Vi vil normalt kun anmode om yderligere oplysninger, hvis vi skal bruge dem til at give dig det bedst mulige svar på din forespørgsel. Når du kontakter os, giver du samtykke til en behandling af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig. 

 

Typer personoplysninger:  

Når du henvender dig, registrerer Avernus ApS de oplysninger, som du selv afgiver. Det kan være, men er ikke begrænset til, navn, kontaktoplysninger, stilling og uddannelse, og dit CVR-nummer, som benyttes til at identificere dig, vurdere og kontakte dig som potentiel medarbejder. 

 

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af: 

Indsamling og anvendelse af almindelige personoplysninger om dig er nødvendig for, at vi kan opfylde din forespørgsel (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a, b og f). 

 

Hvor dine personoplysninger stammer fra: 

Dine personoplysninger er dem, vi har modtaget fra dig, og vi kan supplere personoplysningerne fra dig med yderligere info fra jobportaler og jobsøgningsplatforme. 

 

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende modtagere: 

Vi videregiver dine oplysninger til vores søsterselskab Avernus People ApS, der er vores HR-funktion, og som varetager ansættelsesprocessen. 

 

Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer:

Vi vil overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS. Det drejer sig om Microsoft, der er vores it-leverandør og udbyder af e-mailklient, og som er beliggende i USA. Vi kan oplyse, at Microsoft opfylder gældende beskyttelsesniveau for behandling af udenlandsk data ved regulering i henhold til standardkontraktbestemmelserne (Standard Contractual Clauses, SCC) fra 2021. 

 

Opbevaring af dine personoplysninger: 

Vi opbevarer dine personoplysninger, indtil vi har afklaret et potentielt medarbejderforhold. Vi kan bede om dit samtykke til at opbevare dine personoplysninger i op til 3 år, hvis det vurderes at en stilling kan blive relevant på et senere tidspunkt.  

 

 

Når du besøger os 

Vi behandler dine personoplysninger, når du besøger vores kontor. 

 

Formål med indsamling af dine personoplysninger: 

Vi indsamler kun de oplysninger, vi behøver for at kunne sikre adgangen til vores lokaler. 

Disse oplysninger er vigtige for at Avernus til enhver tid kan kontrollere, hvem der opholder sig i vores lokaler, og retsgrundlaget er vores legitime interesse i at have en sådan kontrol. 

 

Typer personoplysninger:  

Besøgende i Avernus’ lokaler kan blive bedt om at registrere deres ankomst med navn, kontaktoplysninger og eventuelt hvilket selskab, de repræsenterer. Når du henvender dig, registrerer Avernus ApS de oplysninger, som du selv afgiver. Det kan være, men er ikke begrænset til, navn, kontaktoplysninger, stilling og uddannelse, og dit CVR-nummer, som benyttes til at identificere dig, vurdere og kontakte dig som potentiel medarbejder. 

 

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af: 

Indsamling og anvendelse af almindelige personoplysninger om dig er nødvendig for, at vi kan opfylde din forespørgsel (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a, b og f). 

 

Hvor dine personoplysninger stammer fra: 

Når du henvender dig, registrerer Avernus ApS de oplysninger, som du selv afgiver. 

 

Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer:

Vi vil overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS. Det drejer sig om Microsoft, der er vores it-leverandør og udbyder af e-mailklient, og som er beliggende i USA. Vi kan oplyse, at Microsoft opfylder gældende beskyttelsesniveau for behandling af udenlandsk data ved regulering i henhold til standardkontraktbestemmelserne (Standard Contractual Clauses, SCC) fra 2021. 

 

Opbevaring af dine personoplysninger: 

Sådanne oplysninger om besøgende opbevares i en begrænset periode, medmindre den besøgende giver samtykke til, at oplysningerne må opbevares i en længere periode, som vil blive angivet i samtykkeerklæringen. Den aktuelle opbevaringstid oplyses det pågældende sted. 

 

 

Når du er kunde hos os 

Vi behandler dine personoplysninger, når vi vurderer, onboarder og leverer en ydelse til dig som kunde. Læs mere i Hovedaftalen og Databehandleraftalen. 

 

Formål med indsamling af dine personoplysninger: 

Vi indsamler kun de oplysninger, vi behøver for at behandle din anmodning og for at levere ydelsen til dig.  

Personlige økonomiske og skattemæssige informationer indsamles med henblik på at kunne levere vores regnskabsydelser (f.eks. indkomstforhold, årsopgørelser, bankoplysninger) og for at overholde vores lovmæssige forpligtelser i henhold til hvidvaskloven. 

 

Typer personoplysninger:  

Når du henvender dig for at få afklaret et kundeforhold hos os, registrerer Avernus ApS de oplysninger, som du selv afgiver og den efterspurgte hvidvaskspecifikke dokumentation. Det kan være, men er ikke begrænset til, navn, kontaktoplysninger, og dit CVR-nummer, personlige og skattemæssige informationer (f.eks. indkomstforhold, årsopgørelser, bankoplysninger), som benyttes til at identificere dig, behandle din henvendelse og til at hvidvaskscreene dig som potentiel kunde. 

 

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af: 

Indsamling og anvendelse af almindelige personoplysninger om dig er nødvendig for, at vi kan opfylde din forespørgsel (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a, b og f), og for at overholde hvidvaskloven (§ 10 og § 14-21 om kundekendskabsprocedurer). 

De almindelige personoplysninger indsamles, anvendes og videregives ud fra en interesseafvejning i forhold til, at retskrav skal kunne fastlægges, gøres gældende og forsvares af Avernus ApS, hvis du klager over en afgørelse truffet af Avernus ApS, eller for at kunne besvare andre henvendelser fra dig (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f). 

 

Vi kan efter samtykke fra dig videregive dine personoplysninger til følgende modtagere: 

Andre relevante serviceudbydere i tilfælde af, at du har brug for en anden udbyder af lignende ydelse. 

 

Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer: 

Vi vil overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS. Det drejer sig om Microsoft, der er vores it-leverandør og udbyder af e-mailklient, og som er beliggende i USA. Vi kan oplyse, at Microsoft opfylder gældende beskyttelsesniveau for behandling af udenlandsk data ved regulering i henhold til standardkontraktbestemmelserne (Standard Contractual Clauses, SCC) fra 2021. 

 

Opbevaring af dine personoplysninger: 

Ved et aktivt kundeforhold opbevares dine personoplysninger så længe som nødvendigt, for at vi kan servicere dig. Afbrydes kundeforholdet, opbevares dine personoplysninger op mod fem år, alt efter karakteren af personoplysningerne. Af anden lovgivning (hhv. bogførings- og hvidvaskningloven) bevares alle transaktionelle data, inkl. kontakt- og firmaoplysninger i fem år.  

 

 

Når du er leverandør  

Avernus har en række leverandører og samarbejdspartnere. For at kunne dokumentere, administrere og udføre opgaver forbundet med disse vil vi behandle personoplysninger såsom kontaktperson, kontaktoplysninger, titel og rolle, samarbejdsdialog via forskellige kanaler og eventuelle loginoplysninger til produkter og tjenester, der indgår i relationen. 

 

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af: 

Retsgrundlaget for behandlingen er at opfylde vores aftale med leverandøren eller samarbejdspartneren samt vores legitime interesse i at administrere sådanne tredjeparter. 

Indsamling og anvendelse af almindelige personoplysninger om dig er nødvendig for, at vi kan opfylde din forespørgsel (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a, b og f), og for at overholde hvidvaskloven (§ 10 og § 14-21 om kundekendskabsprocedurer). 

De almindelige personoplysninger indsamles, anvendes og videregives ud fra en interesseafvejning i forhold til, at retskrav skal kunne fastlægges, gøres gældende og forsvares af Avernus ApS, hvis du klager over en afgørelse truffet af Avernus ApS, eller for at kunne besvare andre henvendelser fra dig (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f). 

 

Hvor dine personoplysninger stammer fra: 

Når du indgår et leverandørforhold med Avernus, modtager vi personoplysninger som led af databehandleraftalen. 

 

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende modtagere: 

Vi kan anbefale dig som leverandør ved efterspørgsler. 

 

Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer: 

Vi vil overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS. Det drejer sig om Microsoft, der er vores it-leverandør og udbyder af e-mailklient, og som er beliggende i USA. Vi kan oplyse, at Microsoft opfylder gældende beskyttelsesniveau for behandling af udenlandsk data ved regulering i henhold til standardkontraktbestemmelserne (Standard Contractual Clauses, SCC) fra 2021. 

 

Opbevaring af dine personoplysninger: 

Ved et aktivt leverandørforhold opbevares dine personoplysninger så længe som nødvendigt, for at vi kan servicere dig. Afbrydes kundeforholdet, opbevares dine personoplysninger op mod to år, alt efter karakteren af personoplysningerne. Af anden lovgivning (hhv. bogførings- og hvidvaskningsloven) bevares alle transaktionelle data, inkl. kontakt- og firmaoplysninger i fem år. 

 

 

Dine rettigheder 

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. 

 

Ret til at se oplysninger (indsigtsret) 

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. 

 

Ret til berigtigelse (rettelse) 

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. 

 

Ret til sletning 

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. 

 

Ret til begrænsning af behandling 

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 

 

Ret til indsigelse 

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. 

Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. 

 

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) 

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. 

 

 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. 

 

 

Klage til Datatilsynet  

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk. 

 

 

Kontaktoplysninger 

Hvis du har spørgsmål vedrørende vores beskyttelse af dine personoplysninger, kan du benytte følgende kontaktoplysninger: 

 

Avernus ApS 

CVR-nr.: 37 97 33 51 

Axeltorv 5, 3. sal TH 

4700 Næstved 

 

E-mail: jan@avernus.dk  

Telefonnummer: +45 3939 3088 

 

Dokumentoplysning 

Denne udgave af Avernus ApS’s persondatapolitik er senest opdateret den 4. juli 2023.